Las empresas tecnológicas se unen para gestionar el exceso de información

La abundancia de llamadas, correos electrónicos y mensajes de texto, en definitiva, de información, están golpeando duramente la productividad de los trabajadores. Es una queja cada vez más extendida. Ahora, algunas de las empresas tecnológicas más grandes del mundo, entra las que se encuentran Microsoft, Intel, Google o IBM se han unido para luchar contra este exceso de información. La semana pasada formaron un grupo sin ánimo de lucro para estudiar este problema y ayudar a los trabajadores a superarlo o a sobrellevarlo. El grupo intentará buscar soluciones tecnológicas y culturales.

Este esfuerzo, llamado “Information Overload Research Group”, viene del hecho constatable estadísticamente de que las mismas herramientas tecnológicas que han propiciado un aumento de la productividad llevan a una baja productividad si se usan profusamente.

El fabricante de chips Intel ha descubierto, en un estudio efectuado a lo largo de ocho meses, que algunos empleados que fueron animados a limitar sus interrupciones digitales aumentaron su productividad y su creatividad.

Según informa el New York Times, la propia Intel y otras empresas están ya experimentando con algunas soluciones. Unidades creadas específicamente animan a los trabajadores a chequear su correo electrónico con menos frecuencia o a mandar mensajes de grupo con más juicio.

Iniciativa de Google

Google introdujo hace poco lo que han llamado “E-Mail Addict”, una opción para el servicio de correo electrónico de la empresa que permite a los empleados “coartarse” a ellos mismos de consultar su bandeja de entrada sólo cada 15 minutos.

Esta herramienta es un instrumento abrupto. Haciendo “clic” en el link “Tomate un descanso”, la pantalla se pone en gris y aparece un mensaje en el que se puede leer: “Date un vuelta, trabaja o tómate un snack. Hasta dentro de 15 minutos”.

A Michael Davidson, el ingeniero que tuvo esta idea, se le ocurrió después de hablar con sus amigos sobre su constante tentación de chequear sus mensajes de correo electrónico. En definitiva, es una herramienta que dice al trabajador que no tiene autodisciplina y le ofrece la posibilidad de cerrar su correo durante un rato.

Las empresas tecnológicas se han tenido que unir para “matar” un monstruo que ellos mismos han creado. Un trabajador tipo de una empresa del sector de las tecnologías de la información comprueba su correo electrónico unas 50 veces a lo largo de su jornada laboral, además usa la mensajería instantánea 70, según datos de la empresa Rescue Time, especializada en el análisis de nuestros hábitos frente al ordenador. RescueTime, que ha sacado sus datos estudiando el software en las computadoras de 40.000 personas, también ha descubierto que los trabajadores se detienen en 40 sites a lo largo del día.

Esta fractura en la atención de los trabajadores tiene un coste. Según datos de Basex, sólo en los Estados Unidos, las interrupciones innecesarias cuestan a las empresas 650 mil millones de dólares al año. Esta empresa afirma que la mayor parte de esas pérdidas proviene del tiempo que el trabajador usa en recuperar la atención y volver a su tarea después de cada interrupción.

Lo curioso de todo esto es que las propias empresas que han creado el problema se están dando cuenta de que hay negocio en ayudar a la gente en reducir su “glotonería” digital. Grandes corporaciones de todo el mundo están buscando soluciones para mantener a sus trabajadores alejados de estas distracciones.

Apnea e-mail

Evidentemente, para las empresas tecnológicas las comunicaciones digitales son un sacrosanto, las herramientas de la revolución, o sea que las críticas a la sobre información se quedan sólo en pensar vías para hacerlo mejor. La solución a un problema creado por la tecnología proviene de mejorar esta tecnología.

En la iniciativa “Information Overload Research Group” también hay algo de campaña de comunicación. Las empresas que forman parte del grupo se niegan a hablar de “bancarrota del e-mail” y responden con firmeza frente a las idea de eliminar este instrumento y volver a empezar. Otro término relativamente nuevo es del “apnea del e-mail”, creado por la escritora Linda Stone, y que se refiere al modo en que la gente se agobia cuando comprueba el volumen de correo que recibe en su bandeja de entrada.

En este sentido, Intel ha iniciado dos experimentos el pasado mes de septiembre con 300 ingenieros y otros empleados de su sede central, en Austin, Texas, y con algunos grupos en Chandler, Arizona. En el primer experimento, los empleados tuvieron cuatro horas los martes por la mañana en las que fueron animados a limitar tanto los contactos digitales como los cara a cara.

Durante esos periodos, se colocaba unas tarjeras en los cubículos de los trabajadores que decían “Tiempo de descanso”. Pasadas unas semanas, los empleados consideraron el sistema demasiado restrictivo. Las tarjeras fueron retiradas y los trabajadores empezaron a usar el correo electrónico, pero con más juicio y siendo más cuidadosos con sus hábitos. Otros, sin embargo, siguieron con el régimen más estricto.

En una encuesta llevada a cabo entre los participantes, tres cuartas partes de éstos consideraron que esta iniciativa debería extenderse al resto de la empresa.

Intel esperaba mucho menos de este experimento, en el que lo que ha quedado claro es que cuando la gente no es interrumpida, se pueden sentar después de descansar y seguir diseñando chips.

En el otro experimento, llamado “Viernes sin e-mail”, la finalidad era animar a los empleados a que los viernes se comunicaran más cara a cara. La idea gustó, pero se siguió usando el correo electrónico porque se consideraba esencial. El 30% de los trabajadores aprobaron la iniciativa y otro 60% recomendó extenderlo al resto de la empresa, pero con modificaciones.