Tendencias Científicas
Desde hace años se viene hablando de la “gestión del conocimiento” y las herramientas informáticas para llevarla a cabo, afirman Javier Fernández Gallardo, gerente de Inforges Consultores , y Gonzalo Casado Meseguer, director de Tecnología de Inforges Tecnología. Los especialistas destacan que la Intranet Corporativa se ha convertido en la gran herramienta para gestionar el conocimiento en la empresa. "Afortunadamente, los costes de la tecnología hoy permiten que cualquier pyme pueda plantearse la implantación de una intranet", aseguran.
Interrogantes
Pero, ¿en qué consiste esta herramienta? ¿Qué ventajas puede esperar el empresario al implantar una intranet? ¿Es otra moda pasajera o realmente aporta valor?
La intranet, responden, se suele definir como una página web de uso exclusivamente interno. Si bien esto es técnicamente correcto, aclaran, queda lejos de explicar su utilidad. Para hacerse de una idea más cabal acerca de su utilidad, Fernández Gallardo y Casado Meseguer, dicen que la mejor forma de hacerlo es ver los principales beneficios que aporta a los colectivos de la empresa:
· Para los empleados, la intranet es un punto de encuentro con la organización, un sitio donde buscar y aportar, un punto único de acceso a información de todo tipo, documentos, plantillas, gestiones y aplicaciones.
· Para la Dirección, la intranet es el vehículo para transmitir su proyecto empresarial, ya que es el canal principal de comunicación con los empleados.
· Para el departamento laboral, promueve la colaboración y el trabajo en equipo, disemina información y formación y desarrolla el capital humano de la empresa.
· Para los responsables de productos, líneas de negocio, departamentos, etc., la intranet es el lugar de gestión del conocimiento relativo a sus áreas o productos, atendiendo tanto al resto de colectivos de la organización como a sus gestiones internas.
Otros beneficios
Además de estos beneficios específicos, existen otros genéricos:
· Movilidad: cualquier empleado puede acceder a la intranet con seguridad desde un ordenador conectado a Internet y trabajar como si estuviera en su despacho.
· Gestión del conocimiento delegada: Cada empleado incorpora la información de su competencia. Todo el mundo aporta y la intranet no es una carga de trabajo especial en un departamento concreto.
· Ahorro: De tiempo y dinero. Todo el mundo sabe dónde está la información que necesita, desde la tarifa de precios actualizada al calendario laboral. Se eliminan faxes, cartas y horas dedicadas a envíos de información. Las herramientas de búsqueda hacen el proceso sencillísimo.
· Seguridad: Toda la información importante de la empresa está dentro de un “circuito de seguridad” (con copias de seguridad diaria o semanalmente, etc.). Los “permisos” hacen que la información confidencial sólo sea accedida por quien debe hacerlo.
· Mejora continua: Se fomenta la estandarización y la exportación de mejores prácticas: al ver todos cómo trabajan los demás (tipo de contratos usados, etc), unos aprenden de otros y así se mejora el desempeño general de la empresa.
Ver la utilidad
Ahora, proponen los expertos, hay que ver su utilidad: Mientras que antes, compartir la información dependía de que alguien se molestara en enviarla por email (en el mejor de los casos), y que ese email se leyera, ahora la información está centralizada y una vez que la organización empieza a usar la intranet, se crea una cultura de trabajo en equipo: es la e-colaboración, la piedra angular de la gestión del conocimiento. Se deja de trabajar aisladamente para trabajar en común, en red.
Además, añaden, cuando alguien deja la empresa, su trabajo no se pierde con su marcha (el conocimiento permanece). Lo mismo cuando alguien se incorpora: dispone de toda la información necesaria (manual del empleado, procedimientos...).
Así las cosas, muchas pymes ya gestionan su conocimiento mediante una intranet. Esto es vital en empresas con delegaciones o franquicias donde la matriz provee los servicios y el conocimiento a oficinas geográficamente dispersas, o en despachos profesionales que ofrecen servicios integrales a clientes mediante la colaboración de especialistas. Para estos colectivos es fundamental compartir expedientes y la documentación asociada con agilidad, dicen los especialistas.
"Compartir y Colaborar"
Son los términos que se repiten a lo largo de este artículo, subrayan, y explican que de esto es de lo que se trata: ser más competitivos mediante una herramienta sencilla, accesible y tremendamente eficaz.
Las claves: elegir una opción adecuada a nuestras necesidades, realizar un buen desarrollo del producto y sobre todo, trabajar en la organización para que la Intranet cobre vida.
"Como tantas veces, cuando se termina la implantación del sistema es cuando empieza el verdadero trabajo: involucrar a la gente", aclaran.
Interrogantes
Pero, ¿en qué consiste esta herramienta? ¿Qué ventajas puede esperar el empresario al implantar una intranet? ¿Es otra moda pasajera o realmente aporta valor?
La intranet, responden, se suele definir como una página web de uso exclusivamente interno. Si bien esto es técnicamente correcto, aclaran, queda lejos de explicar su utilidad. Para hacerse de una idea más cabal acerca de su utilidad, Fernández Gallardo y Casado Meseguer, dicen que la mejor forma de hacerlo es ver los principales beneficios que aporta a los colectivos de la empresa:
· Para los empleados, la intranet es un punto de encuentro con la organización, un sitio donde buscar y aportar, un punto único de acceso a información de todo tipo, documentos, plantillas, gestiones y aplicaciones.
· Para la Dirección, la intranet es el vehículo para transmitir su proyecto empresarial, ya que es el canal principal de comunicación con los empleados.
· Para el departamento laboral, promueve la colaboración y el trabajo en equipo, disemina información y formación y desarrolla el capital humano de la empresa.
· Para los responsables de productos, líneas de negocio, departamentos, etc., la intranet es el lugar de gestión del conocimiento relativo a sus áreas o productos, atendiendo tanto al resto de colectivos de la organización como a sus gestiones internas.
Otros beneficios
Además de estos beneficios específicos, existen otros genéricos:
· Movilidad: cualquier empleado puede acceder a la intranet con seguridad desde un ordenador conectado a Internet y trabajar como si estuviera en su despacho.
· Gestión del conocimiento delegada: Cada empleado incorpora la información de su competencia. Todo el mundo aporta y la intranet no es una carga de trabajo especial en un departamento concreto.
· Ahorro: De tiempo y dinero. Todo el mundo sabe dónde está la información que necesita, desde la tarifa de precios actualizada al calendario laboral. Se eliminan faxes, cartas y horas dedicadas a envíos de información. Las herramientas de búsqueda hacen el proceso sencillísimo.
· Seguridad: Toda la información importante de la empresa está dentro de un “circuito de seguridad” (con copias de seguridad diaria o semanalmente, etc.). Los “permisos” hacen que la información confidencial sólo sea accedida por quien debe hacerlo.
· Mejora continua: Se fomenta la estandarización y la exportación de mejores prácticas: al ver todos cómo trabajan los demás (tipo de contratos usados, etc), unos aprenden de otros y así se mejora el desempeño general de la empresa.
Ver la utilidad
Ahora, proponen los expertos, hay que ver su utilidad: Mientras que antes, compartir la información dependía de que alguien se molestara en enviarla por email (en el mejor de los casos), y que ese email se leyera, ahora la información está centralizada y una vez que la organización empieza a usar la intranet, se crea una cultura de trabajo en equipo: es la e-colaboración, la piedra angular de la gestión del conocimiento. Se deja de trabajar aisladamente para trabajar en común, en red.
Además, añaden, cuando alguien deja la empresa, su trabajo no se pierde con su marcha (el conocimiento permanece). Lo mismo cuando alguien se incorpora: dispone de toda la información necesaria (manual del empleado, procedimientos...).
Así las cosas, muchas pymes ya gestionan su conocimiento mediante una intranet. Esto es vital en empresas con delegaciones o franquicias donde la matriz provee los servicios y el conocimiento a oficinas geográficamente dispersas, o en despachos profesionales que ofrecen servicios integrales a clientes mediante la colaboración de especialistas. Para estos colectivos es fundamental compartir expedientes y la documentación asociada con agilidad, dicen los especialistas.
"Compartir y Colaborar"
Son los términos que se repiten a lo largo de este artículo, subrayan, y explican que de esto es de lo que se trata: ser más competitivos mediante una herramienta sencilla, accesible y tremendamente eficaz.
Las claves: elegir una opción adecuada a nuestras necesidades, realizar un buen desarrollo del producto y sobre todo, trabajar en la organización para que la Intranet cobre vida.
"Como tantas veces, cuando se termina la implantación del sistema es cuando empieza el verdadero trabajo: involucrar a la gente", aclaran.
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