Cómo mejorar la eficacia en las reuniones de trabajo

Queda en claro entonces que el paralelismo que sí habría que hacer y cuantificar es el que califica a una reunión por sus resultados. De lo que se trata, en definitiva, es aprovechar al máximo las largas horas que en la semana se llevan este tipo de actividad para medirlas en términos de beneficio y eficacia. Y no en café consumido ni bostezos retenidos.

El profesor Emérito del IESE, José María Rodríguez Porras, cuenta que en muchas ocasiones asesoró varios comités con el objetivo de mejorar su eficiencia. En su larga trayectoria, Rodríguez Porras, logró acumular experiencias de todo tipo. Sin embargo, recuerda especialmente una: la de una empresa de renombre nacional, cuyo comité estaba compuesto por cinco directivos.

El caso

El académico relata que el comité se reunía cada quince días. Sus reuniones duraban toda la mañana, sin pausas. “Los asistentes empezaban de buen humor y terminaban cansados y tensos”, hace una síntesis de esos encuentros Rodríguez Porrás. En la primera reunión a la que asistió, observó que la agenda era un conjunto deslavazado de asuntos. Por lo que sugirió que se grabara la siguiente reunión, propuesta que fue aceptada. “Acudí, recuerda el profesor, con mi propia grabadora y grabé la primera hora y media. Luego les invité a escuchar la grabación. Quedaron, sigue, muy sorprendidos. Observaron las múltiples interrupciones que se habían producido, las frases contundentes, las palabras de cuatro letras. De todo esto apenas eran conscientes”, concluye.

La conclusión a la que llegaron los participantes, es que había muchas cosas por corregir. Rodríguez Porras, les recomendó, en primer lugar, que el director general filtrase la propuestas sobre el orden del día y las agrupase según su afinidad. También les aconsejó que dividiesen la reunión en dos bloques de setenta y cinco minutos, separados por una pausa de media hora para tomar un café fuera de la sala de reuniones.

Otras cuestiones a tener en cuenta

El académico afirma que se deben adoptar medidas para mejorar el funcionamiento de las reuniones. Estas medidas se traducen en lo que se llaman “mejores prácticas”. Que son:

- Las instalaciones deben ser cómodas, con una temperatura agradable y aislamiento acústico. La sala debe dar sensación de holgura, y la mesa ideal es la redonda u ovalada, de manera que se facilite el contacto visual entre los asistentes.

- Las reuniones de 75 minutos, con un descanso de media hora es la duración adecuada.

- El orden del día deberá ser estandarizado y que distinga los bloques para la resolución de problemas y la toma de decisiones, así como los dedicados a presentar información sobre la marcha de cada departamento.

- Hacer las presentaciones en Power Point. Además, el uso de presentaciones facilita en gran medida la elaboración del acta.

- Limitar el número de miembros del comité a no más de siete personas, siendo el número óptimo cinco.

Rodríguez Porras concluye que el Kaizen, o mejora continua, es aplicable a las reuniones de un comité y, en general, a cualquier tipo de encuentros, incluidos las de un consejo de administración. Esta metodología se resume gráficamente en la rueda de Deming: planificar, desempeñar, comprobar, actuar.