Los directivos emplean el 34 por ciento de su tiempo en labores administrativas

Según un estudio llevado a cabo entre 1.300 directivos de nivel medio de todo el mundo por la consultora Proudfoot, la mayor parte de su trabajo diario lo malgastan en actividades improductivas.

Se trata de un tema de la máxima importancia, ya que está relacionado directamente con uno de los problemas de management más antiguos: ¿cómo conseguir lo máximo de la gente que se dirige¿ o ¿cuándo se está haciendo el trabajo de dos con tres personas? Son preguntas que flotan en el aire en un momento en el que, paradójicamente, la mayor parte de los directivos piensan que están dando lo mejor de ellos mismos.

El estudio, titulado “Global Productivity Report”, señala que los directivos usan el 34% de su tiempo en labores administrativas y sólo un 10% en formación y en una supervisión activa de los trabajadores que tienen a su cargo.

Pero los porcentajes de sus trabajadores no son mucho mejores. Los directivos entrevistados afirmaron que más de un tercio del tiempo de sus empleados (el 34%) se iba en actividades poco productivas. Este porcentaje era del 32% hace un año. Esto significa que los trabajadores gastan 1,7 días a la semana en actividades improductivas.

Los directivos tiran por la borda un 18,5% de su tiempo en esas actividades improductivas, o lo que es lo mismo, el equivalente a un día entero de trabajo a la semana.

Tanta dedicación en labores administrativas repercute directamente en la productividad de los trabajadores. Así, por cada cinco puntos que sube el porcentaje de tiempo que los directivos emplean en supervisar activamente, la productividad de sus trabajadores mejora un punto, dice la encuesta.

Barreras para producir

Los autores del estudio pidieron a los directivos que hicieran un listado de aquellas barreras que impedían que su productividad fuera mejor. En primer lugar, mencionaron la escasez de trabajadores cualificados; y en segundo lugar hablaron de la falta de una buena comunicación interna. Asimismo, hablaron de la burocracia, de las reglas y regulaciones, de la baja moral de los trabajadores, de la excesiva rotación del personal y, finalmente, de la calidad de sus propios supervisores.

¿Por qué los directivos emplean tanto tiempo en temas burocráticos?, se pregunta el estudio. Sencillamente porque se ven inundados de papeles en su quehacer diario.

A este respecto, el tema de los informes merece comentario aparte. La mayor parte de los directivos entrevistados se quejaron de que casi todos los informes de gestión que reciben y que tienen que leer no sirven absolutamente para nada. Como media, dijeron recibir unos diez informes semanales. Dos de cada tres (un 66%) eran totalmente innecesarios.

Según informa The Times, los únicos países en los se ha producido un descenso del tiempo improductivo han sido el Reino Unido y Australia. Este último tiene los mejores porcentajes, mientras que los trabajadores de Sudáfrica son los que más tiempo desperdician.

La mayor parte de los entrevistados dijeron que sus organizaciones sí tenían el potencial de mejorar la productividad una media de un 14% durante el próximo año. El dato descorazonador es que sólo esperaban alcanzar en la mayoría de los casos un 10%.

Toque de atención

El informe de Proudfoot es un toque de atención para las empresas, pero también una oportunidad para que los directivos hagan los cambios necesarios a su alrededor para mejorar tanto su productividad como la de los trabajadores a los que dirigen todos los días.

En concreto, menciona la necesidad de que las empresas vigilen las barreras que limitan la productividad, como políticas y procesos innecesarios, nichos burocráticos, funciones poco efectivas o falta de capacidades tanto de los trabajadores como de los propios directivos.

Es imposible que la gente dentro de la organización sea 100% productiva. Las empresas no funcionan de esta manera, pero Proudfoot sugiera a los directivos que empleen un mayor porcentaje de su tiempo en asistir a sus empleados y en el coaching.

Las empresas que prosperarán los próximos años son aquellas que no escatimen en afrontar estos retos. De otro modo, no serán lo suficientemente productivas o competitivas, concluye el informe.