Automatizan la verificación de documentos electrónicos impresos

Investigadores de la Universidad Carlos III de Madrid (UC3M) han diseñado un sistema que agiliza los trámites administrativos online al verificar de forma automática y validar los documentos electrónicos impresos, un proceso que hasta ahora se realiza manualmente.

Con la entrada en vigor de la Ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, los documentos electrónicos cobran pleno valor jurídico. Cuando un documento de este tipo se imprime, tiene que ir acompañado de su Código Seguro de Verificación (CSV) validado en la sede o página web de cada entidad. Y cada organismo suele tener su propio generador de CSV y su propia página de validación, lo que ralentiza los trámites electrónicos que involucran a distintas entidades.

“El propósito es conseguir que nuestro sistema se convierta en el único validador y generador de CSV universal y homologado en todas las administraciones públicas españolas”, explican en la nota de prensa de la UC3M, de la que se hace eco la Conferencia de Directores y Decanos de Ingeniería Informática, los creadores de Valid@doc, un equipo multidisciplinar de ingenieros y juristas dirigido por Antonio de Amescua, catedrático de informática de la UC3M, y encabezado por Pilar Aránzazu Herráez y Javier García Guzmán.

Valid@doc permite agilizar los procedimientos burocráticos en los que están implicadas distintas entidades públicas. “Normalmente, los funcionarios tienen que comprobar a mano y uno a uno cada documento, acceder a la página web de la entidad que lo emite, determinar si la información que contiene es cierta y luego certificarlo”, comentan los investigadores. Con la herramienta que han diseñado, resulta posible leer de forma automatizada el CSV a partir de una copia auténtica en soporte papel, extraer del repositorio de archivos electrónicos de la entidad emisora el correspondiente documento original electrónico para su cotejo y comprobar su autenticidad e integridad.

Cooperación más segura

El sistema ha sido reconocido como uno de los mejores proyectos consolidados en interoperabilidad y seguridad por el IV Congreso Nacional de Interoperabilidad y Seguridad (CNIS 2014), que se celebra mañana jueves 19 y el viernes 20 de febrero en Madrid y en el que los investigadores presentarán sus resultados.

Estos contienen una propuesta de buenas prácticas para la unificación en la creación, presentación y lectura automatizada del CSV de los documentos electrónicos de las administraciones públicas españolas.

De hecho, Valid@doc ha sido diseñado para resolver los puntos críticos de este sistema, identificados gracias a un estudio de los documentos electrónicos procedentes de cien de las sedes públicas españolas más representativas, así como del manejo que de esos documentos se hace en el área de registro del Ayuntamiento de Leganés.

“La colaboración entre la Universidad y el Ayuntamiento nos permite probar nuestro proyecto en un escenario real y práctico, máxime cuando las administraciones están en un momento de transición entre el modelo tradicional de prestación de servicios y el actual, que exige el acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos”, comenta Herráez.

Así pues, el proyecto se encuentra en fase de prueba. Según adelantan los investigadores, el próximo paso será intentar la validación del sistema en administraciones generales del Estado.

“Posteriormente, y después de contar con este “know how”, se estaría en disposición de desplegar la herramienta de manera formal en las diferentes administraciones”, apunta García Guzmán, del departamento de informática de la UC3M. “Sería entonces cuando la creación de un área oficial y única de validación de CSV de documentos pasaría de ser un reto a una realidad que posicionaría a España a la cabeza de la administración electrónica”, concluye.

Unificación

Además, según los investigadores, este sistema permite resolver la actual dificultad de una validación automática y unificada para todas las administraciones.

El nuevo modelo de uso permite conjurar el actual peligro que supone la ruptura de la cadena de legalidad en los documentos impresos cuyo original es un documento electrónico con CSV, ya que en muchos casos pasan a tratarse como meras fotocopias.

La unificación de criterios en la generación y presentación del CSV permite una mayor usabilidad, accesibilidad y seguridad tanto para las administraciones como para los ciudadanos.

“Sería mucho más rápido, dado que el ciudadano accedería a una única sede y no se vería obligado a buscar la de cada entidad emisora, con el correspondiente riesgo que supone el tener que garantizar la validez jurídica de todas y cada una de esas sedes individuales ”, explica Herráez.