Planes de Seguridad y Contingencia en las organizaciones frente al Coronavirus
Hay que tener en cuenta que la clave de funcionamiento de un país son sus infraestructuras y empresas, y en esta situación, no sólo tiene que garantizarse el funcionamiento de las infraestructuras denominadas críticas, sino que hemos de ser capaces de, además de vencer esta epidemia, volver a la normalidad como país, recuperando lo antes posible la actividad económica y social.
Sin embargo, para ello, todas las organizaciones, públicas y privadas, empresas grandes y pequeñas han de adecuar y poner en valor sus propios planes de seguridad y contingencia para garantizar la continuidad en cada caso y circunstancias.
Emergencia global generada por el COVID-19. El pánico por el Coronavirus se está extendiendo por todo el mundo. La evolución del brote y su contagio desde China es exponencial en España y el resto de países. A día 15 de marzo, se alcanza la cifra de 170.000 contagiados superando los 6.800 muertos, aún con más de 80.000 recuperados en todo el mundo. En España van más 10.000 contagiados y casi 300 muertos.
Decretado el ESTADO DE ALARMA por EMERGENCIA SANITARIA
Según la Ley Orgánica de Estados de Alarma, Excepción y Sitio de 1 de junio de 1981, procede que el Gobierno declare el primero de ellos cuando concurran, entre otras posibles circunstancias, la siguiente: “crisis sanitarias, tales como epidemias y situaciones de contagio graves” (artículo 4-c de la ley).
Así, por el Real Decreto 463/2020, de 14 de marzo, se ha declarado el estado de alarma para la gestión de la situación de crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19 que, con una estructura de 20 artículos, define, entre otras: la colaboración con las autoridades competentes delegadas, la gestión ordinaria de los servicios, la limitación de la libertad de circulación de las personas, las requisas temporales y prestaciones personales obligatorias. Las medidas de contención en el ámbito educativo y de la formación, las medidas de contención en el ámbito de la actividad comercial, equipamientos culturales, establecimientos y actividades recreativos, actividades de hostelería y restauración, las medidas de contención en relación con los lugares de culto y con las ceremonias civiles y religiosas, las medidas dirigidas a reforzar el Sistema Nacional de Salud en todo el territorio nacional, las medidas para el aseguramiento del suministro de bienes y servicios necesarios para la protección de la salud pública, las medidas en materia de transportes, las medidas para garantizar el abastecimiento alimentario, el tránsito aduanero, la garantía de suministro de energía eléctrica, productos derivados del petróleo y gas natural, el funcionamiento de los operadores críticos de servicios esenciales y el control de los medios de comunicación de titularidad pública y privada.
Todo ello, se desarrolla bajo la cobertura de un régimen sancionador por el que el incumplimiento o la resistencia a las órdenes de las autoridades competentes en el estado de alarma será sancionado con arreglo a las leyes, con ámbito nacional y durante un período de 15 días.
Actuación frente al Coronavirus en las entidades y empresas
El objetivo principal de todo ello debe ser para contener y mitigar la enfermedad misma. Pero los impactos económicos también serán significativos, y muchas entidades públicas y empresas se verán directamente afectadas, ya que el problema se desarrolla rápidamente.
En este sentido, el director general de la OMS ha subrayado la necesidad de que los países logren alcanzar un "buen equilibrio" entre la protección de la salud de la población y la minimización de los efectos económicos y sociales que tiene la aplicación de las medidas de contención de la enfermedad.
Como consecuencia, las entidades públicas y empresas deben adecuar e implementar planes de seguridad y contingencia para conseguir que el Coronavirus cause la menor afectación para sus empleados y actividades.
Toda entidad o empresa, grande o pequeña, deben de tener un plan de continuidad ante contingencias graves como las que se nos están presentando.
Es importante para todo tipo de entidades, no sólo definir las medidas preventivas frente al Coronavirus que aseguren la seguridad y salud de sus trabajadores, sino disponer de un plan de actuación en caso de que se materializase el riesgo por un posible contagio o una situación de alerta pública como la decretada por las autoridades gubernamentales, así como para la resiliencia con medidas para restaurar la situación al estado anterior de haberse producido la contingencia y estar preparados para mantener la capacidad y continuar operando, así como la confianza de clientes y usuarios.
Plan de Contingencia y Continuidad
El Plan de Contingencia y Continuidad, en primer lugar y principal, debe estar basado en la aplicación de las normas e instrucciones que las Autoridades Públicas indiquen en cada momento.
Un Plan de Contingencia tiene como objetivo principal, anticiparse a posibles situaciones de materialización de los riesgos, de manera que si estas llegan a producirse, el impacto negativo sea el menor posible.
El Plan de Contingencia frente al Coronavirus debe estar constituido por:
- Medidas preventivas, como la organización del trabajo minimizando el número de personas expuestas, limitar visitas, reducir reuniones presenciales, suspender viajes, no asistir a eventos o convenciones, fomentar el teletrabajo, etc.
- Medidas de higiene básicas, como el incremento del lavado de manos, cubrirse la boca y nariz con mascarillas desechables al toser o estornudar, disponer de soluciones hidroalcohólicas desinfectantes y repartirlas en los lugares de atención al público como uso para trabajadores y visitantes, disponer de mascarillas adecuadas en los botiquines, etc.
- Procedimientos de actuación. Para atenuar los efectos adversos de la posible contingencia, están: 1. El establecimiento de teletrabajo para minimizar el riesgo de propagación. 2. Establecer vigilancia con personas que estén o hayan estado en una zona afectada por Coronavirus y presenten síntomas. 3. Informar a las autoridades lo antes posible de la existencia de dichos síntomas en caso de que exista un riesgo por contagio en el centro de trabajo. 4. Activar medidas que permitan el desarrollo de la actividad de manera alternativa o paralizar tareas de manera temporal.
Por otro lado, se debe establecer un Plan de Continuidad para determinar cómo funcionar con la actividad en caso de que no se pueda seguir en modo de operación normal.
Plan de Continuidad que se define como una serie de procedimientos documentados que conducen a las organizaciones a responder, recuperar, reanudar y restaurar el nivel de operación predefinido después de una interrupción. La norma ISO 22301 es una buena herramienta para implementar y gestionar un Plan de Continuidad, enfocado a asegurar la continuidad y funcionamiento ante una contingencia como la actual epidemia de Coronavirus. En este caso, dicho plan se pondría en marcha si no se permite llevar las operaciones habituales de la organización. Este plan intenta no paralizar totalmente el funcionamiento y lograr que la situación nos afecte en la menor medida posible.
Decálogo básico para un Plan de Contingencia y Continuidad
Para establecer los correspondientes planes, adecuados a cada sector, actividad, ámbito o dimensión, a continuación relacionamos, entre otras, algunas recomendaciones básicas que, el Instituto de Continuidad de Negocio, detalla en sus boletines y que pueden ayudar y complementar a las Directrices y Protocolos ya dados por el Ministerio de Sanidad y el Real Decreto que determina el Estado de Alarma actualmente establecido en España.
- Identificar las actividades esenciales de la entidad, cuya interrupción puede causar impacto o pérdidas significativas.
- Medir el impacto y consecuencias sobre la actividad de la entidad que puede tener directa e indirectamente el Coronavirus y/o las medidas gubernamentales.
- Identificar los suministros y proveedores críticos que deben estar operativos para la continuidad de la actividad en todas y cada una de las circunstancias.
- Asegurar la relación con clientes con transparencia e indicando las limitaciones provocadas por la contingencia.
- Identificar el mínimo el personal crítico necesario para mantener la continuidad de la actividad y los compromisos adquiridos.
- Monitorizar el impacto de forma permanente para disponer los recursos necesarios para garantizar la resiliencia de la actividad.
- Activar el gabinete de crisis para el adecuado seguimiento permanente de las afectaciones por la contingencia o interrupción de la actividad.
- Aplicar el necesario plan alternativo de contingencia y continuidad para minimizar las consecuencias de la materialización del riesgo.
- Gestionar adecuadamente la comunicación interna y externa correspondiente a la afectación y consecuencias de la actividad.
- Analizar y evaluar las consecuencias de la contingencia acaecida para modificar o actualizar el correspondiente plan de seguridad que minimice el impacto y consecuencias en potenciales casos similares futuros.
Plan de simulación de contingencias
Complementariamente a los planes de seguridad y contingencia y, especialmente, para actividades o infraestructuras definidas como críticas que han de garantizar su continuidad en el funcionamiento, las entidades, públicas y privadas, es muy recomendable que dispongan de medidas y recursos especializados de formación, capacitación y plataformas de simulación fijas o móviles que permitan las prácticas en todos los ambientes o contingencias potenciales o evaluadas en la gestión de riesgos.
La utilización de plataformas o centros de simulación avanzada para la formación y gestión de contingencias, emergencias, mando y control permite el dimensionamiento adecuado y personalizado de los recursos humanos, disposición de medios y medidas organizativas de entidades y actividades consideradas críticas.
A modo de conclusiones
Aceptando que estamos inmersos en una emergencia global generada por el Covid-19, hemos de considerar, sin alarmismos, demagogias ni falsos catastrofismos, que por la gravedad de la pandemia, el pánico se está extendiendo por todo el mundo y han de tomarse medidas rigurosas para su contención.
Decretado en España, casi seguro que con retraso, el Estado de Alarma por emergencia sanitaria en el ámbito de todo el territorio, han de actualizarse e implantarse actuaciones en todo tipo de entidades públicas y privadas, grandes y pequeñas frente al impacto y consecuencias de este Coronavirus de tan gran impacto social.
Estas actuaciones, analizadas, ponderadas y evaluadas han de reflejarse en los correspondientes planes de seguridad y contingencia en los que, en esencia, se ha de aplicar sobre todo el sentido común y la prevención y contención, con rigor y sin generar alarma social innecesaria.
Finalmente, la emergencia global generada por el COVID-19 puede convertirse en una oportunidad, sobre todo empresarial, para reinventar las formas de trabajo, pasando de iniciativas puntuales como el teletrabajo, hacia un modelo integral deslocalizado, donde podemos imaginar, incluso, en un futuro no tan lejano, empresas o entidades sin oficinas centralizadas y con una red de trabajadores globales e interconectados.
La seguridad se constituye en dos grandes apartados donde el 80% es prevención y 20% reacción y/o protección y la clave es trabajar fundamentalmente en ese 80% como responsabilidad y cultura tanto a nivel de ciudadanos, en general, como de organizaciones públicas y privadas, en particular.
Hemos de conseguir minimizar los riesgos a través de una cultura de prevención y asumir que la inseguridad viene desde la vulnerabilidad.
