En el artículo anterior expusimos los principios generales que cimentan la importancia de un buen Plan de Comunicación. Iniciamos, a continuación, la consideración de las diez etapas básicas que constituyen dicho Plan.

1.- Análisis de la Situación de Partida

El primer paso, previo a cualquier otra actividad, es la definición de la Estrategia del Plan; es decir, cómo se debe incardinar con la Misión, Visión y Valores de la organización, ya que estos van a constituir el auténtico eje del Plan.

Definido este marco inicial, es necesario conocer el Entorno y su previsible evolución, así como todos aquellos elementos que puedan influir en la política de Comunicación: Competencia, Grupos de Interés o Stakeholders, Tendencia Macroeconómica, Legislación, etc.

En esta etapa es importante aplicar las técnicas de Investigación de Mercados que el Marketing pone a nuestra disposición para prever situaciones futuras. Además, puede también resultar interesante, en esta fase, la realización de un análisis tipo DAFO que permita reflejar la situación real de la empresa o institución en relación con su Entorno y concretar aquellos hechos o circunstancias que tendrá que abordar el Plan.

Es fundamental considerar, por su influencia en la Comunicación Interna, la situación del Entorno laboral. Para ello, el mejor sistema es la ejecución de Estudios de Clima Laboral o Estudios Psico-Socio Laborales que permitan detectar el estado anímico de la plantilla y la situación actual de ciertos factores organizativos y su posible evolución.

Del desarrollo de esta etapa se deben deducir los segmentos del mercado, tanto internos como externos, que van a ser prioritarios para el Plan y que será necesario describir, localizar y conocer con exhaustividad para poder adecuar, correctamente, la Estrategia de Comunicación a sus características y expectativas.

2.- Definición de los Objetivos del Plan

Los objetivos del Plan de Comunicación deben ser definidos por la Alta Dirección en colaboración con el DIRCOM y su equipo, ya que tienen que estar, necesariamente, alineados con la Estrategia General de la empresa.

Normalmente, se establece un objetivo general que, en definitiva, debe coincidir con aquello que básicamente se quiere comunicar, es decir, con la Imagen Corporativa a transmitir o con una problemática grave que se pretende solucionar.

También se fijan una serie de objetivos específicos, concretos y ordenados por prioridades o por importancia relativa. Esto permitirá conducir el desarrollo de la Estrategia de Comunicación, al tiempo que facilitará la detección de aquellos puntos o etapas en las que habrá que incidir con mayores esfuerzos.

3.- Establecimiento de Hipótesis

Conocido el Entorno y su posible evolución, y determinados los objetivos, es necesario establecer una serie de hipótesis o supuestos que permitan definir un escenario o marco general en el que, previsiblemente, se desarrollará el Plan de Comunicación.

En los próximos artículos seguiremos desarrollando las etapas que constituyen el plan de Comunicación.