La implementación de un Programa de Voluntariado Corporativo implica la realización de dos etapas perfectamente definidas:

- El diseño previo del Programa
- El desarrollo del mismo.

1.- Fase de Diseño

La Fase de Diseño del Programa debe partir, una vez estudiada la situación interna de la empresa, especialmente en lo referente al Clima Laboral, de un análisis de aquellas experiencias de Voluntariado que se hayan ejecutado en la organización, si es que alguna vez se han realizado, o bien de un Estudio de Benchmarking de compañías de similares características, del mismo o de diferentes sectores.

Debe incluir, también, un mapa de las ONGs que serían los socios potenciales del Programa. Este mapa se completaría analizando y evaluando sus trayectorias en el campo social e identificando las posibles ofertas de Voluntariado adecuado a los trabajadores. De esta identificación deben deducirse las características mínimas que conformen el perfil del voluntario.

También en esta fase debe preverse la sistemática de participación en el Programa: Propuestas de Voluntariado, incentivos a la colaboración, eventos puntuales para dinamizarla, etc.

Igualmente deberán establecerse las líneas estratégicas de los Planes de Comunicación Interna y de Comunicación Externa a nivel conceptual: objetivos, contenidos, maquetas, etc., así como los indicadores de funcionamiento que van a permitir evaluar cada uno de los proyectos que integran el Programa.

2.- Fase de Desarrollo

La puesta en marcha del Programa va a consistir, en definitiva, en la implementación de lo previsto en la fase anterior. De ahí la importancia que tiene todo lo referente a la planificación.

La fase de Desarrollo, a su vez, se puede subdividir en una serie de subfases o actividades, interrelacionadas entre sí y no necesariamente sucesivas en su ejecución. Estas cinco acciones son las siguientes:

- Comunicación Interna del Programa
- Diseño de Propuestas de Voluntariado
- Inscripción en el Programa
- Formación de Voluntarios
- Control del Programa

Veamos, con cierto detalle, cada una de ellas.

2.1.- Comunicación Interna del Programa

Esta etapa es fundamental para dar a conocer a todos los trabajadores que la compañía inicia un Programa de Voluntariado Empresarial y que les invita a participar en el mismo.

La campaña de Comunicación Interna debe ser lo suficientemente atractiva y original como para generar la ilusión necesaria en el público objetivo, en este caso la totalidad de la plantilla, animándoles a participar en los diferentes proyectos.

En un principio, las acciones de Comunicación se efectuarán a través de los medios y soportes generales de la empresa: intranet, página web, revistas o periódicos de empresa, cartas de la Dirección, etc. Esta comunicación inicial deberá incidir, principalmente, en los beneficios que genera un Programa de este tipo.

Según avanza el desarrollo del Voluntariado, será necesario establecer una sistemática de Comunicación más selectiva y dirigida, específicamente, a los participantes en los proyectos, es decir a los que ya son voluntarios de hecho.

Es frecuente la creación de un “Portal del Voluntario” que se constituye en el medio de gestión y de relación con y entre los voluntarios. Un portal de este tipo suele incluir, en su página inicial, una “Explicación del propio Programa de Voluntariado Empresarial”: su misión, los objetivos que pretende conseguir, quiénes lo integran y lo pilotan, cuál es la forma de inscribirse, de actuar, etc.

También se incorporan aspectos de interés comunicativo para los voluntarios, como noticias relacionadas con el tema, banners en donde se destacan determinados eventos, campañas significativas o las últimas ofertas de Voluntariado o de Formación específica.

Una sección debe dedicarse a los “Proyectos de Voluntariado”, tanto a los que ya han finalizado, puesto que el archivo histórico permite acumular experiencias y extraer lecciones, como de los que están en curso.

Conviene, además, incluir un “Espacio para las ENL” socias del Programa. En él podrán cumplimentar un formulario que les permitirá inscribirse y dar de alta a nuevos proyectos de Voluntariado en los que los trabajadores podrán participar.

Uno de los aspectos más importantes de este portal es la zona destinada a la “Incorporación de los empleados al Programa”. En ella se incluirá un cuestionario electrónico de adhesión en el que se indicarán las características, personales y profesionales, del voluntario, áreas en las que le gustaría participar, tiempo posible de dedicación, etc.

Por último deben diseñarse secciones dedicadas a “Notas de Prensa” referidas al Programa en concreto, a “Experiencias” contadas por los mismos trabajadores voluntarios, a “Enlaces” con portales similares o a “Bibliografía” solidaria.

En algunas empresas se constituyen los denominados “Clubes de Voluntarios” que les permite una mayor relación, tanto personal como virtual, siendo el portal el elemento de interconexión.

Suele dar resultado, a efectos de incentivar la inscripción en el Programa, la realización de campañas puntuales, dos o tres al año, que animen a participar en actividades de Voluntariado sencillas y que requieran poco esfuerzo e implicación: recogida de libros o ropa, donación económica a una causa concreta, Día del Voluntariado, envío de SMS para un determinado proyecto, etc.

Estas acciones se comunicarán a la plantilla a través de los medios internos habituales y con el refuerzo de medios específicos como folletos, cartelería interna o newsletter. Son una perfecta excusa para la Comunicación Interna pero, también, para la Externa.

Resultan interesantes, a efectos de difusión del Programa, las “Charlas de Sensibilización” por parte de de responsables de las ONGs colaboradoras. Se suele aprovechar para ellas los momentos de la comida, los descansos o los inmediatos a la finalización de la jornada laboral.

2.2.- Propuestas de Voluntariado

Como hemos indicado en la introducción a este artículo, el Voluntariado es un proceso a medio y largo plazo que requiere ir entusiasmando, de forma paulatina, hasta conseguir la plena involucración.

Por ello, en un Programa de Voluntariado Empresarial, es necesario presentar diferentes ofertas de colaboración con distintos niveles de implicación. Cuando no existe experiencia en la compañía conviene comenzar con proyectos puntuales y esporádicos, tales como donaciones o maratones solidarios.

Para la configuración del Programa, las ofertas de Voluntariado a los trabajadores deberán tener en cuenta una serie de aspectos tales como el tipo de Voluntariado que se desee efectuar (presencial o virtual a través de la Red), la duración del mismo (permanente en una ONG, continuado en diferentes proyectos o puntual en una sola ocasión) y la formación de partida requerida al participante (especializada porque va a colaborar en aspectos muy específicos o, simplemente, generalista).

Para cada proyecto de Voluntariado conviene definir los públicos objetivos que podrían participar (directivos, técnicos, toda la plantilla, prejubilados, familiares,…); la actividad solidaria que se va a desarrollar, las posibles horas de dedicación que se van a requerir o la periodicidad necesaria.

Conviene siempre, como ya hemos indicado en otras ocasiones, elegir aquellos proyectos en los que sea posible compaginar las necesidades sociales de la comunidad con las inquietudes solidarias de los empleados.

Es aconsejable, en el inicio de esta actividad, identificar tres o cuatro ENL que realicen diferentes acciones sociales y que permitan dar cobertura al Programa, tanto desde el punto de vista geográfico como desde el abanico de causas.

Cuando se logra la aceptación de colaboración por parte de estas entidades conviene formalizarla en un Convenio en el que se incluyan los contenidos del acuerdo: proyectos a realizar, beneficios a obtener por las partes, informes sobre la actividad de los voluntarios, análisis del impacto social y mediático de cada proyecto, etc.

2.3.- Inscripción en el Programa

Como consecuencia de la campaña de Comunicación Interna para difundir el Programa y para indicar las ofertas concretas de participación voluntaria, se deben implantar los mecanismos pertinentes para dar respuesta a todos aquellos empleados que quieran colaborar, identificándoles y estableciendo con ellos una relación continuada.

Los trabajadores interesados en el Programa de Voluntariado Empresarial o en algún proyecto concreto se inscribirán en el mismo y recibirán, a partir de ese momento y de forma regular, información sobre las actividades que pueden realizar.

En algunas compañías las horas dedicadas al Voluntariado dan “derecho” a una serie de puntos, canjeables por dinero o por productos de la empresa, que suelen ser destinados a la ONG con la que ha colaborado el empleado.

Esto se considera un incentivo para la participación y, además, una forma de identificar a todos aquellos trabajadores que, siendo voluntarios a nivel personal, no se han inscrito en el Programa.

2.4.- Formación de los Voluntarios

Muchos empleados desconocen el campo de la Acción Social por lo que conviene que las personas que se inscriben en esta actividad realicen algún tipo de formación que les prepare para el cometido que van a realizar.

Lo que se pretende con esta subfase es promover un Voluntariado de calidad entre los trabajadores a través de la adquisición de conocimientos sobre la realidad del Tercer Sector y de nuevas capacidades para poder desarrollar su misión. Informarles sobre los derechos y obligaciones que implica esta labor y ofrecerles los recursos necesarios para que puedan profundizar en los aspectos que les resulten más interesantes.

La forma de impartición podrá ser presencial u on-line y, como es lógico, deberá haber distintos niveles formativos. El nivel que denominamos básico o general, sobre introducción al Voluntariado, puede impartirse on-line y debe tener una duración de unas diez o veinte horas, siendo auto evaluable.

El nivel avanzado debe estar dirigido a reforzar el liderazgo social y la ampliación de miras del participante en cuanto a la Acción Social. Conviene que sea realizado por alguna Universidad, Escuela de Negocios o Institución de prestigio en este ámbito.

Por último, la formación de especialización debe ser impartida por la ONG correspondiente en la que va a colaborar el empleado. Esta formación estará orientada a la labor concreta a realizar con el colectivo específico: ancianos, niños, discapacitados, mujeres maltratadas, etc.

2.5.- Control del Programa

Como en cualquier otro plan empresarial, será necesario establecer un sistema de evaluación y seguimiento que permita, en todo momento, conocer la situación del mismo, corregir las desviaciones que se vayan produciendo y establecer, con la experiencia acumulada, propuestas de mejora para el futuro.

Para esta etapa se utilizarán, principalmente, indicadores cuantitativos, algunos de los cuales son los siguientes:

- Número de trabajadores inscritos en el Programa
- Porcentaje que representan en relación con la plantilla total
- Porcentaje de participantes activos sobre los inscritos
- Número de voluntarios por proyecto
- Número total de horas de Voluntariado realizadas al año
- Niveles de participación de ex empleados y de familiares.

Concluimos esta serie incidiendo en el mismo punto con que la iniciamos: el Voluntariado Empresarial o Voluntariado Corporativo es una extraordinaria estrategia de Marketing Interno de la que se desprenden una serie de ventajas que quedan patentes desde su comienzo, motivación, integración, orgullo de pertenencia, mejora de la Comunicación Interna…..

Programas de este tipo no deben ser minusvalorados por la Dirección de las empresas ni, mucho menos, por las Áreas de Recursos Humanos de las mismas ya que éstas van a ser, en definitiva, las más beneficiadas en su específica misión.

De ahí que, aunque lo consideremos un elemento integrado en las actividades del Marketing Social Corporativo o de la RSC, insistimos en que deberían ser las mencionadas Direcciones de Recursos Humanos las que se implicaran en su desarrollo y gestión; las que portaran el estandarte del Voluntariado Empresarial.