Siguiendo con la descripción de las características de una Reunión de Grupo, vamos, a continuación, a analizar el papel del director de la reunión y los elementos que deberían integrar el entorno físico más adecuado.

2.3.- El Moderador: sus funciones

Respecto al papel del moderador o director de la Reunión de Grupo, es factible distinguir dos posibles estilos de actuación: uno pasivo y otro activo.

En el primero, su función es, principalmente, la de coordinar, es decir limitar su participación a efectuar las presentaciones iniciales, a fomentar los diálogos, si es que decaen, y a controlar que la reunión no transcurra por caminos diferentes a los establecidos para la consecución de los objetivos.

En el segundo caso, su actuación debe ser mucho más participativa, evitando conflictos, formulando preguntas, otorgando la palabra o facilitando los consensos.

En ambos casos, el coordinador iniciará la reunión exponiendo cómo será el desarrollo de la misma e indicando las reglas a seguir por los participantes

2.4.- Entorno Físico de la Reunión

Otro aspecto a considerar es el contexto en el que se va a desarrollar la investigación, el entorno más adecuado.

El lugar físico concreto puede variar: desde las oficinas de la propia empresa, hasta salas de hotel o de centros de negocios preparadas para este fin. Cada vez es más frecuente que se utilicen estas salas que disponen de medios audiovisuales precisos para grabar las conversaciones y los comportamientos de los participantes. Esto facilita y enriquece el análisis posterior de la reunión.

En todos los casos, deberán ser lugares acogedores, cómodos, con buena sonoridad, con una mesa en forma de U, si es posible, y con una pizarra en el extremo abierto de la mesa para que puedan todos ver, sin esfuerzo, las anotaciones que se hagan.

2.5.- Proceso operativo de una Reunión de Grupo

Antes de iniciar el proceso que va a implicar el desarrollo de una investigación cualitativa de este tipo, se deben exponer, por parte del coordinador, las reglas a seguir durante la misma para que resulte más efectiva.

Una vez que los participantes son conscientes de dichas normas y de su papel como miembros del grupo, se procede a una breve autopresentación para que todos se conozcan. A continuación, se inicia el proceso, propiamente dicho, que consta de las siguientes etapas:

1.- Presentación del tema objeto de la investigación

2.- Exposición individualizada de las ideas

3.- Discusión y esclarecimiento de ideas

4.- Descanso

5.- Votación preliminar

6.- Discusión del voto preliminar

7.- Votación final

En el próximo y último artículo de esta miniserie sobre la Reunión de Grupo, desarrollaremos cada una de estas etapas que constituyen el proceso operativo de esta metodología de investigación cualitativa.