En el colegio nos pedían que hiciéramos composiciones con tres palabras escogidas por el maestro. Hay varios chistes basados en anécdotas que empiezan: “está la profesora en clase y dice: hay que hacer una frase con las palabras...”
Si nos pidieran que redactásemos una frase con estas tres palabras: delegación, tecnología, supervivencia, seguramente nos parecería un reto, un chiste de mal gusto... Sin embargo la relación entre ellas es hoy día muy evidente en nuestras empresas.
Las empresas necesitan tomar más decisiones a medida que crecen, eso es un hecho irrefutable. Cuanto más crecen, más decisiones hay que tomar cada día, así que si las decisiones las toma una sola persona... llevará más tiempo tomarlas. Es el principio del abrazo del fundador que al principio protege el negocio, pero cuando este crece, lo acaba por asfixiar...
Por otra parte, está claro que el entorno de mercado cambiante, mutante en que vivimos requiere que las empresas cambien de rumbo con una agilidad nunca antes demandada. Este cambio de rumbo permanente requiere que se tomen las decisiones con más velocidad. No se trata sólo de las menores sino de las decisiones clave que afectan a los productos, mercados, clientes y empleados, decisiones sobre los procesos, las finanzas, como y dónde competir, qué y cuanto producir, dónde invertir...
¿La clave del proceso? Contar con la información adecuada
Las decisiones que necesitamos tomar no pueden estar basadas en la intuición, tienen que estar basadas en la evidencia, en datos sólidos y confiables que estén disponibles a tiempo para las personas que deban usarlas. Se impone la disponibilidad de información orientada a la acción, a la toma de decisiones.
Las empresas que han crecido desde una estructura pequeña donde todas las decisiones son tomadas por la misma persona, necesitan así afrontar un cambio cultural, un salto cualitativo que acompañe al salto cuantitativo que están experimentando. Necesitan, en fin, dar un giro radical a su perspectiva para empezar a compartir la toma de decisiones para adecuarse a las demandas de su nuevo tamaño y del mercado... Eso es lo que llamamos delegar.
Delegar no es fácil. Fácil es decirle a alguien lo que tiene que hacer dándole instrucciones precisas para que lo haga y explicando cómo queremos que lo lleve a cabo. Pero eso no es delegar. Empezamos a delegar cuando le fijamos a alguien un objetivo pero esa persona tiene libertad para alcanzarlo de diversas formas sin necesidad de consultarnos. Delegar requiere dar poder a otros, lo cual es por supuesto difícil.
Delegar es más difícil cuando no se dispone de control, de información para saber si la persona lo está haciendo bien o mal y con qué información está tomando sus decisiones.
Hoy, afortunadamente, disponemos de las herramientas tecnológicas para poder delegar con confianza.
El software de gestión nos permite integrar toda la información de la empresa. Las herramientas de business-intelligence nos permiten extraerla y analizarla y la Intranet nos permite compartirla en tiempo y forma adecuadas, permitiendo el acceso selectivo a la información relevante para cada persona.
Aquí tenemos la clave para poder delegar efectivamente. Si ponemos a disposición de nuestro equipo la información fiable y relevante para la toma de decisiones y hacemos que esa información esté disponible a tiempo, podrán tomar decisiones de forma adecuada. Si además disponemos de un sistema eficaz y rápido de control de su desempeño, sabremos que estaremos informados a tiempo de lo que está ocurriendo y del impacto de las decisiones que se están tomando en la empresa.
Todos los caminos conducen a la Intranet
La naturalidad con que la Intranet se convierte en el punto de encuentro de la información de la empresa es difícil de entender si no se ha visto en funcionamiento. Es un punto de colaboración, toma de decisiones y de información compartida selectivamente. La intranet da poder a cada directivo o empleado si se quiere, pero también hace que la empresa dependa menos de una única persona ya que la información que esa persona maneja, la comparte con otros.
Está claro que todo esto es necesario para la supervivencia de la empresa. Las empresas que quieran seguir compitiendo en 5 ó 10 años deberán delegar, deberán ser flexibles en su estrategia y modelo de negocios y deberán habilitar sistemas de toma de decisiones descentralizados, que no es lo mismo que descontrolados.
Cuando el gerente delega, no cierra los ojos a lo que ocurre en la empresa, más bien todo lo contrario. Delegar requiere estar más encima que nunca, pero de otra manera; apoyando a nuestro equipo directivo, impulsando la implantación de la nueva tecnología, ayudándoles a tomar las mejores decisiones para la empresa... Así se cumple la máxima del directivo al servicio de su equipo. El gerente se convierte en un entrenador que facilita las herramientas y entrena en su uso, que desarrolla y libera talento y que crea espacios de delegación con confianza.
Una intranet adecuadamente aplicada a la gestión del negocio, que se centre en los procesos clave de la empresa y recoja la información relevante del negocio ayudará a llevar a cabo este proceso de forma más ágil, fiable y segura para el empresario. Por supuesto habrá que definir qué es relevante, trabajar en agilizar los procesos... y hacer que en ese libro en blanco que es la Intranet en el día uno, se escriban las mejores páginas de la historia del negocio.
Ójala todo fuera tan fácil como escribir la frase “La tecnología de los sistemas de información favorece la delegación necesaria para la supervivencia de la empresa”, pero si nos quedamos con la idea y tratamos de ponerla en práctica, ya hemos dado un primer paso en la dirección adecuada.
Javier Fernández Gallardo es socio de la consultora Inforges, líder en la Región de Murcia en proyectos de valor añadido para la PYME.
Si nos pidieran que redactásemos una frase con estas tres palabras: delegación, tecnología, supervivencia, seguramente nos parecería un reto, un chiste de mal gusto... Sin embargo la relación entre ellas es hoy día muy evidente en nuestras empresas.
Las empresas necesitan tomar más decisiones a medida que crecen, eso es un hecho irrefutable. Cuanto más crecen, más decisiones hay que tomar cada día, así que si las decisiones las toma una sola persona... llevará más tiempo tomarlas. Es el principio del abrazo del fundador que al principio protege el negocio, pero cuando este crece, lo acaba por asfixiar...
Por otra parte, está claro que el entorno de mercado cambiante, mutante en que vivimos requiere que las empresas cambien de rumbo con una agilidad nunca antes demandada. Este cambio de rumbo permanente requiere que se tomen las decisiones con más velocidad. No se trata sólo de las menores sino de las decisiones clave que afectan a los productos, mercados, clientes y empleados, decisiones sobre los procesos, las finanzas, como y dónde competir, qué y cuanto producir, dónde invertir...
¿La clave del proceso? Contar con la información adecuada
Las decisiones que necesitamos tomar no pueden estar basadas en la intuición, tienen que estar basadas en la evidencia, en datos sólidos y confiables que estén disponibles a tiempo para las personas que deban usarlas. Se impone la disponibilidad de información orientada a la acción, a la toma de decisiones.
Las empresas que han crecido desde una estructura pequeña donde todas las decisiones son tomadas por la misma persona, necesitan así afrontar un cambio cultural, un salto cualitativo que acompañe al salto cuantitativo que están experimentando. Necesitan, en fin, dar un giro radical a su perspectiva para empezar a compartir la toma de decisiones para adecuarse a las demandas de su nuevo tamaño y del mercado... Eso es lo que llamamos delegar.
Delegar no es fácil. Fácil es decirle a alguien lo que tiene que hacer dándole instrucciones precisas para que lo haga y explicando cómo queremos que lo lleve a cabo. Pero eso no es delegar. Empezamos a delegar cuando le fijamos a alguien un objetivo pero esa persona tiene libertad para alcanzarlo de diversas formas sin necesidad de consultarnos. Delegar requiere dar poder a otros, lo cual es por supuesto difícil.
Delegar es más difícil cuando no se dispone de control, de información para saber si la persona lo está haciendo bien o mal y con qué información está tomando sus decisiones.
Hoy, afortunadamente, disponemos de las herramientas tecnológicas para poder delegar con confianza.
El software de gestión nos permite integrar toda la información de la empresa. Las herramientas de business-intelligence nos permiten extraerla y analizarla y la Intranet nos permite compartirla en tiempo y forma adecuadas, permitiendo el acceso selectivo a la información relevante para cada persona.
Aquí tenemos la clave para poder delegar efectivamente. Si ponemos a disposición de nuestro equipo la información fiable y relevante para la toma de decisiones y hacemos que esa información esté disponible a tiempo, podrán tomar decisiones de forma adecuada. Si además disponemos de un sistema eficaz y rápido de control de su desempeño, sabremos que estaremos informados a tiempo de lo que está ocurriendo y del impacto de las decisiones que se están tomando en la empresa.
Todos los caminos conducen a la Intranet
La naturalidad con que la Intranet se convierte en el punto de encuentro de la información de la empresa es difícil de entender si no se ha visto en funcionamiento. Es un punto de colaboración, toma de decisiones y de información compartida selectivamente. La intranet da poder a cada directivo o empleado si se quiere, pero también hace que la empresa dependa menos de una única persona ya que la información que esa persona maneja, la comparte con otros.
Está claro que todo esto es necesario para la supervivencia de la empresa. Las empresas que quieran seguir compitiendo en 5 ó 10 años deberán delegar, deberán ser flexibles en su estrategia y modelo de negocios y deberán habilitar sistemas de toma de decisiones descentralizados, que no es lo mismo que descontrolados.
Cuando el gerente delega, no cierra los ojos a lo que ocurre en la empresa, más bien todo lo contrario. Delegar requiere estar más encima que nunca, pero de otra manera; apoyando a nuestro equipo directivo, impulsando la implantación de la nueva tecnología, ayudándoles a tomar las mejores decisiones para la empresa... Así se cumple la máxima del directivo al servicio de su equipo. El gerente se convierte en un entrenador que facilita las herramientas y entrena en su uso, que desarrolla y libera talento y que crea espacios de delegación con confianza.
Una intranet adecuadamente aplicada a la gestión del negocio, que se centre en los procesos clave de la empresa y recoja la información relevante del negocio ayudará a llevar a cabo este proceso de forma más ágil, fiable y segura para el empresario. Por supuesto habrá que definir qué es relevante, trabajar en agilizar los procesos... y hacer que en ese libro en blanco que es la Intranet en el día uno, se escriban las mejores páginas de la historia del negocio.
Ójala todo fuera tan fácil como escribir la frase “La tecnología de los sistemas de información favorece la delegación necesaria para la supervivencia de la empresa”, pero si nos quedamos con la idea y tratamos de ponerla en práctica, ya hemos dado un primer paso en la dirección adecuada.
Javier Fernández Gallardo es socio de la consultora Inforges, líder en la Región de Murcia en proyectos de valor añadido para la PYME.